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Die Erstellung personalisierter Dokumente ist ein zentrales Feature in KLIVSO, das Sie vermutlich schnell nicht mehr missen möchten.
Über dieses Feature können Sie auf Basis Ihrer bestehenden (oder neu erstellten) Wordvorlagen Word-Dokumente erstellen lassen, die mit Informationen des jeweiligen Klienten gefüllt sind. Dazu zählen beispielsweise Datenschutz- und Abtretungserklärungen, Berichte, Rechnungen, oder beliebige weitere Dokumente.
Technisch funktioniert das so, dass Sie in Ihrer Word-Vorlage Platzhalter einsetzen. KLIVSO durchsucht das Dokument nach solchen Platzhaltern und bietet Ihnen an, diese automatisch - ggf. auch manuell - zu ersetzen. Ein Platzhalter hat immer die Form [[platzhalter]] - also ein beliebiger Text in doppelten, eckigen Klammern.
Beispiel: Passen Sie Ihre Berichtvorlage in Word folgendermaßen an:
Bericht
[[anrede-arzt]]
vielen Dank für die freundliche Zuweisung von [[herr-frau]] [[name]] (geb. [[geburtsdatum]]).
[[herr-frau]] [[nachname]] befand sich vom [[anamnese-datum]] bis [[datum_bis]] bei mir in der Ernährungstherapie.
Daraus würde bei der Dokumentgenerierung:
Bericht
Sehr geehrter Herr Dr. Miesmuschel,
vielen Dank für die freundliche Zuweisung von Frau Therese Test (geb. 15.06.1977).
Frau Test befand sich vom 15.08.2021 bis 19.12.2021 bei mir in der Ernährungstherapie.
Platzhalter [[...]] | Beispielresultat | Hinweise |
---|---|---|
datum | 25.07.2023 | Das heutige Datum |
rechnungsnr | Je nach Rechnungsnummern-Format; KLIVSO versucht automatisch die nächste Rechnungsnummer zu ermitteln | |
rechnung | Rechnung | Das Wort "Rechnung"; für den Fall, dass Sie dies in "Zwischenrechnung" ändern möchten |
anrede / klientenanrede1 |
Sehr geehrte Frau Müller | Beispiel bei Geschlechtsauswahl ... m: Sehr geehrte Frau ... w: Sehr geehrter Herr ... d: Vorname Nachname Alternativ auch "briefanrede" (oder "klientenbriefanrede"1) möglich |
name / klientenname1 |
Therese Test | Vorname Nachname |
vorname / klientenvorname1 |
Therese | |
nachname / klientennachname1 |
Test | |
adresse / klientenadresse1 |
Musterweg 1 12345 Testhausen |
|
strasse / klientenstrasse1 |
Musterweg 1 | Alternativ auch "straße"/"klientenstraße"1 oder "anschrift"/"klientenanschrift"1 möglich |
plz / klientenplz1 |
12345 | Alternativ auch "postleitzahl"/"klientenpostleitzahl"1 möglich |
ort / klientenort1 |
Testhausen | |
land / klientenland1 |
Deutschland | |
telefon / telefon1 / kliententelefon1 |
0123 456789 | |
telefon2 | 0123 456788 | |
telefon3 | 0123 456787 | |
mail / email / e-mail / klientenmail1 / klientene-mail1 / klientenemail1 |
therese@test.ger | |
geburtsdatum / geburtstag | 15.06.1977 | |
groesse | 170 cm | |
arzt | Dr. Miesmuschel | Name des Arztes |
arzt-adresse | Musterweg 5 98765 Arzthausen |
Alternativ auch "arzt-anschrift" möglich |
bericht-adresse | Dr. Miesmuschel Musterweg 5 98765 Arzthausen |
Alternativ auch "bericht-anschrift" |
anrede-arzt | Sehr geehrte Damen und Herren, alternativ: Sehr geehrter Herr Dr. Miesmuschel, |
Anrede je Arzt in KLIVSO-Einstellungen konfigurierbar. Alternativ auch "arzt-anrede" möglich |
bericht-anrede | Wie anrede-arzt Alternativ auch "anrede-bericht" möglich |
|
versicherung | Versicherungsgesellschaft GmbH & Co. KG | Name der Versicherung |
versicherung-adresse | Versicherungsges. GmbH & Co. KG Geldweg 37a 19283 Ganshausen |
|
kv | Alternativ auch "kv-nummer" möglich | |
auftragsdatum | 31.10.2021 | |
bmi | 23.8 | Nur wenn "Gewicht" und "Größe" gesetzt |
diagnosen | Adipositas, Laktoseintoleranz | |
ernaehrungsdiagnosen | Snacking | Alternativ auch "ernährungsdiagnosen" möglich |
ernaehrungsweise | vegetarisch, vegan | Alternativ auch "ernährungsweise" möglich Nur sichtbar, wenn in den allgemeinen Einstellungen aktiviert |
nem | Vitamin D | Alternativ auch "nahrungsergaenzungsmittel2 möglich Nur sichtbar, wenn in den allgemeinen Einstellungen aktiviert |
datum_bis | 19.12.2021 | Datum des letzten Eintrags |
gewicht | 75,3 kg | aktuelles Gewicht |
gewichtsabnahme | 15 kg | Differenz zwischen erstem und letztem Gewicht Alternativ auch "gewichtsverlust" oder "gewichtszunahme" möglich |
gewicht-monate | 4 | zeitliche Differenz zwischen erstem und letztem Gewicht |
monate | 6 | zeitliche Differenz zwischen Anamnesekommentar und Abschlussdatum; falls letzteres nicht gesetzt wird der letzte Kommentar genutzt |
clientno | 3517 | Klientennummer, sofern in den allgemeinen Einstellungen aktiviert und in den Klienten-Stammdaten vergeben |
Genderspezifische Platzhalter Wer eine Idee hat, wie man das auf "d" überträgt, sendet uns gern eine E-Mail. |
||
ihres-versicherten | ihres Versicherten | m/d: ihres Versicherten w: ihrer Versicherten |
herr-frau | Frau | m/d: Herr w: Frau; alternativ auch "frau-herr" |
herrn-frau | Frau | m/d: Herrn w: Frau; alternativ auch "frau-herrn" |
er-sie | sie | m/d: er w: sie; alternativ auch "sie-er" |
seine-ihrem | ihrem | m/d: seine w: ihrem; alternativ auch "ihrem-seine" |
seinem-ihrem | ihrem | m/d: seinem w: ihrem; alternativ auch "ihrem-seinem" |
seiner-ihrer | ihrer | m/d: seiner w: ihrer; alternativ auch "ihrer-seiner" |
ihm-ihr | ihr | m/d: ihm w: ihr, alternativ auch "ihr-ihm" |
sein-ihr | ihr | m/d: sein w: ihr, alternativ auch "ihr-sein" |
der-die-patient | die Patientin | m/d: der Patient w: die Patientin |
ihres-ihrem-patienten | Ihrem Patienten | m/d: Ihrem Patienten w: Ihrer Patientin |
der-die | die | m/d: der w: die, alterntiv auch "die-der" |
1 Seit KLIVSO Version 1.2.0 gibt es die Möglichkeit, mehrere Adressen je
Klient anzugeben. Dadurch ist es beispielsweise möglich, die Anschrift der Eltern eines
minderjährigen Klienten als Empfänger für den Bericht oder die Rechnung zu hinterlegen.
Damit Sie bei der Erstellung von Dokumenten unterscheiden können zwischen dem Adressaten
und dem Klienten, können Sie die gekennzeichneten Platzhalter mit dem Präfix "klient"
ergänzen.
Beispiel: Maximilian Mustermann ist der minderjährige Klient, Erna Mustermann die Mutter
und Adressatin für Rechnung und Bericht. Im Bericht soll beispielsweise stehen "Sehr geehrte
Frau Mustermann, im folgenden berichte ich über Maximilian Mustermann".
[[anrede]] → "Sehr geehrte Frau Mustermann"
[[klientenname]] → "Maximilian Mustermann"
Enthalten bei Ihnen die Platzhalter komische Zeichen oder werden Sie nicht richtig oder unvollständig ersetzt?
Das Problem ist uns bekannt: Beim Erstellen der Wordvorlagen setzt Word eine Menge "unsichtbaren technischen Müll" in das Dokument, der dazu führen kann, dass KLIVSO die Vorlage nicht einwandfrei nutzen kann. Sie können das Problem umgehen, indem Sie vorübergehend die Rechtschreibkorrektur von Word deaktivieren.
Deaktivieren Sie dazu in Word die Option unter Einstellungen → Rechtschreibung und Grammatik → Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen.
Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie die Option wieder aktivieren.
Sie können die bestehenden Platzhalter überschreiben oder selbst automatisch ersetzte Platzhalter definieren, indem Sie die Satzbaustein-Funktion von KLIVSO nutzen.
Legen Sie dazu unter Einstellungen → Satzbausteine bei der entsprechenden Vorlage einen neuen Satzbaustein an und geben Sie im Feld "Optionaler Titel" den Namen des Platzhalters an.
Beispiel 1: Sie legen einen Satzbaustein "Hallo" an und füllen das Feld "Optionaler Titel" mit dem Wert "anrede". Dann wird der (standardmäßige) Platzhalter "[[anrede]]" nicht mehr mit dem ursprünglichen "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau" ersetzt, sondern mit "Hallo".
Beispiel 2: Wenn Ihnen Platzhalter fehlen, definieren Sie eigene. Setzen Sie beispielsweise "[[beschwerden]]" in die Worddatei ein und legen Sie einen neuen Satzbaustein an, in dessen optionalen Titel Sie "beschwerden" schreiben. Das Feld wird dann beim Erstellen des Dokuments automatisch ersetzt.
Tipp: Sie müssen keine Satzbausteine anlegen. Wenn Sie Platzhalter in der Worddatei definieren, zu denen es keine automatische Ersetzung gibt, bleibt das Feld leer, wird mit dem roten Warndreieck markiert und Sie können es beim Generieren des Dokuments manuell füllen.
Sie können eigene Platzhalter zusammenbauen, die die Informationen aus Ihren Notizen summieren oder zusammenbauen. So können Sie beispielsweise folgende Ausgaben erzeugen:
Es stehen folgende Bausteine zur Verfügung, die mit einem Bindestrich (-) getrennt angegeben werden können:
Was soll dargestellt werden?Optional auch: Welcher Anteil soll dargestellt werden? (Bei Rechnungsstellung; wenn der Gesamtbetrag anteilig von der Krankenkasse und dem Klienten gezahlt wird)
Wie soll dargestellt werden?
Welches Format soll angezeigt werden?
Beispiele
Nutzen Sie unseren Vorlagen-Service! Senden Sie uns Ihre bestehenden Word-Vorlagen per E-Mail zu und wir setzen die Platzhalter ein, sodass Sie die Dokumente sofort verwenden können. Die Kosten variieren je nach Umfang, etwa 20 € je Vorlage (inkl. MwSt.) - bevor wir uns an die Arbeit machen, erhalten Sie vorab auf jeden Fall ein entsprechendes Angebot per E-Mail zugesandt.