Dokumentvorlagen erstellen

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Die Erstellung personalisierter Dokumente ist ein zentrales Feature in KLIVSO, das Sie vermutlich schnell nicht mehr missen möchten.

Über dieses Feature können Sie auf Basis Ihrer bestehenden (oder neu erstellten) Wordvorlagen Word-Dokumente erstellen lassen, die mit Informationen des jeweiligen Klienten gefüllt sind. Dazu zählen beispielsweise Datenschutz- und Abtretungserklärungen, Berichte, Rechnungen, oder beliebige weitere Dokumente.

Technisch funktioniert das so, dass Sie in Ihrer Word-Vorlage Platzhalter einsetzen. KLIVSO durchsucht das Dokument nach solchen Platzhaltern und bietet Ihnen an, diese automatisch - ggf. auch manuell - zu ersetzen. Ein Platzhalter hat immer die Form [[platzhalter]] - also ein beliebiger Text in doppelten, eckigen Klammern.

Beispiel: Passen Sie Ihre Berichtvorlage in Word folgendermaßen an:

Bericht

[[anrede-arzt]]

vielen Dank für die freundliche Zuweisung von [[herr-frau]] [[name]] (geb. [[geburtsdatum]]).

[[herr-frau]] [[nachname]] befand sich vom [[anamnese-datum]] bis [[datum_bis]] bei mir in der Ernährungstherapie.

Daraus würde bei der Dokumentgenerierung:

Bericht

Sehr geehrter Herr Dr. Miesmuschel,

vielen Dank für die freundliche Zuweisung von Frau Therese Test (geb. 15.06.1977).

Frau Test befand sich vom 15.08.2021 bis 19.12.2021 bei mir in der Ernährungstherapie.

Verfügbare Platzhalter

Platzhalter [[...]]	Beispielresultat	Hinweise
datum	25.07.2023	Das heutige Datum
rechnungsnr		Je nach Rechnungsnummern-Format; KLIVSO versucht automatisch die nächste Rechnungsnummer zu ermitteln
rechnung	Rechnung	Das Wort "Rechnung"; für den Fall, dass Sie dies in "Zwischenrechnung" ändern möchten
anrede / klientenanrede1	Sehr geehrte Frau Müller	Beispiel bei Geschlechtsauswahl ... m: Sehr geehrte Frau ... w: Sehr geehrter Herr ... d: Vorname Nachname Alternativ auch "briefanrede" (oder "klientenbriefanrede"1) möglich
name / klientenname1	Therese Test	Vorname Nachname
vorname / klientenvorname1	Therese
nachname / klientennachname1	Test
adresse / klientenadresse1	Musterweg 1 12345 Testhausen
strasse / klientenstrasse1	Musterweg 1	Alternativ auch "straße"/"klientenstraße"1 oder "anschrift"/"klientenanschrift"1 möglich
plz / klientenplz1	12345	Alternativ auch "postleitzahl"/"klientenpostleitzahl"1 möglich
ort / klientenort1	Testhausen
land / klientenland1	Deutschland
telefon / telefon1 / kliententelefon1	0123 456789
telefon2	0123 456788
telefon3	0123 456787
mail / email / e-mail / klientenmail1 / klientene-mail1 / klientenemail1	therese@test.ger
geburtsdatum / geburtstag	15.06.1977
groesse	170 cm
arzt	Dr. Miesmuschel	Name des Arztes
arzt-adresse	Musterweg 5 98765 Arzthausen	Alternativ auch "arzt-anschrift" möglich
bericht-adresse	Dr. Miesmuschel Musterweg 5 98765 Arzthausen	Alternativ auch "bericht-anschrift"
anrede-arzt	Sehr geehrte Damen und Herren, alternativ: Sehr geehrter Herr Dr. Miesmuschel,	Anrede je Arzt in KLIVSO-Einstellungen konfigurierbar. Alternativ auch "arzt-anrede" möglich
bericht-anrede		Wie anrede-arzt Alternativ auch "anrede-bericht" möglich
versicherung	Versicherungsgesellschaft GmbH & Co. KG	Name der Versicherung
versicherung-adresse	Versicherungsges. GmbH & Co. KG Geldweg 37a 19283 Ganshausen
kv		Alternativ auch "kv-nummer" möglich
auftragsdatum	31.10.2021
bmi	23.8	Nur wenn "Gewicht" und "Größe" gesetzt
diagnosen	Adipositas, Laktoseintoleranz
ernaehrungsdiagnosen	Snacking	Alternativ auch "ernährungsdiagnosen" möglich
ernaehrungsweise	vegetarisch, vegan	Alternativ auch "ernährungsweise" möglich Nur sichtbar, wenn in den allgemeinen Einstellungen aktiviert
nem	Vitamin D	Alternativ auch "nahrungsergaenzungsmittel2 möglich Nur sichtbar, wenn in den allgemeinen Einstellungen aktiviert
datum_bis	19.12.2021	Datum des letzten Eintrags
gewicht	75,3 kg	aktuelles Gewicht
gewichtsabnahme	15 kg	Differenz zwischen erstem und letztem Gewicht Alternativ auch "gewichtsverlust" oder "gewichtszunahme" möglich
gewicht-monate	4	zeitliche Differenz zwischen erstem und letztem Gewicht
monate	6	zeitliche Differenz zwischen Anamnesekommentar und Abschlussdatum; falls letzteres nicht gesetzt wird der letzte Kommentar genutzt
clientno	3517	Klientennummer, sofern in den allgemeinen Einstellungen aktiviert und in den Klienten-Stammdaten vergeben
Genderspezifische Platzhalter Wer eine Idee hat, wie man das auf "d" überträgt, sendet uns gern eine E-Mail.
ihres-versicherten	ihres Versicherten	m/d: ihres Versicherten w: ihrer Versicherten
herr-frau	Frau	m/d: Herr w: Frau; alternativ auch "frau-herr"
herrn-frau	Frau	m/d: Herrn w: Frau; alternativ auch "frau-herrn"
er-sie	sie	m/d: er w: sie; alternativ auch "sie-er"
seine-ihrem	ihrem	m/d: seine w: ihrem; alternativ auch "ihrem-seine"
seinem-ihrem	ihrem	m/d: seinem w: ihrem; alternativ auch "ihrem-seinem"
seiner-ihrer	ihrer	m/d: seiner w: ihrer; alternativ auch "ihrer-seiner"
ihm-ihr	ihr	m/d: ihm w: ihr, alternativ auch "ihr-ihm"
sein-ihr	ihr	m/d: sein w: ihr, alternativ auch "ihr-sein"
der-die-patient	die Patientin	m/d: der Patient w: die Patientin
ihres-ihrem-patienten	Ihrem Patienten	m/d: Ihrem Patienten w: Ihrer Patientin
der-die	die	m/d: der w: die, alterntiv auch "die-der"

¹ Seit KLIVSO Version 1.2.0 gibt es die Möglichkeit, mehrere Adressen je Klient anzugeben. Dadurch ist es beispielsweise möglich, die Anschrift der Eltern eines minderjährigen Klienten als Empfänger für den Bericht oder die Rechnung zu hinterlegen. Damit Sie bei der Erstellung von Dokumenten unterscheiden können zwischen dem Adressaten und dem Klienten, können Sie die gekennzeichneten Platzhalter mit dem Präfix "klient" ergänzen.
Beispiel: Maximilian Mustermann ist der minderjährige Klient, Erna Mustermann die Mutter und Adressatin für Rechnung und Bericht. Im Bericht soll beispielsweise stehen "Sehr geehrte Frau Mustermann, im folgenden berichte ich über Maximilian Mustermann".
[[anrede]] → "Sehr geehrte Frau Mustermann"
[[klientenname]] → "Maximilian Mustermann"

Enthalten bei Ihnen die Platzhalter komische Zeichen oder werden Sie nicht richtig oder unvollständig ersetzt?

Das Problem ist uns bekannt: Beim Erstellen der Wordvorlagen setzt Word eine Menge "unsichtbaren technischen Müll" in das Dokument, der dazu führen kann, dass KLIVSO die Vorlage nicht einwandfrei nutzen kann. Sie können das Problem umgehen, indem Sie vorübergehend die Rechtschreibkorrektur von Word deaktivieren.

Deaktivieren Sie dazu in Word die Option unter Einstellungen → Rechtschreibung und Grammatik → Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen.

Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie die Option wieder aktivieren.

Eigene automatische Platzhalter (Satzbausteine)

Sie können die bestehenden Platzhalter überschreiben oder selbst automatisch ersetzte Platzhalter definieren, indem Sie die Satzbaustein-Funktion von KLIVSO nutzen.

Legen Sie dazu unter Einstellungen → Satzbausteine bei der entsprechenden Vorlage einen neuen Satzbaustein an und geben Sie im Feld "Optionaler Titel" den Namen des Platzhalters an.

Beispiel 1: Sie legen einen Satzbaustein "Hallo" an und füllen das Feld "Optionaler Titel" mit dem Wert "anrede". Dann wird der (standardmäßige) Platzhalter "[[anrede]]" nicht mehr mit dem ursprünglichen "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau" ersetzt, sondern mit "Hallo".

Beispiel 2: Wenn Ihnen Platzhalter fehlen, definieren Sie eigene. Setzen Sie beispielsweise "[[beschwerden]]" in die Worddatei ein und legen Sie einen neuen Satzbaustein an, in dessen optionalen Titel Sie "beschwerden" schreiben. Das Feld wird dann beim Erstellen des Dokuments automatisch ersetzt.

Tipp: Sie müssen keine Satzbausteine anlegen. Wenn Sie Platzhalter in der Worddatei definieren, zu denen es keine automatische Ersetzung gibt, bleibt das Feld leer, wird mit dem roten Warndreieck markiert und Sie können es beim Generieren des Dokuments manuell füllen.

Spezial-Platzhalter

Sie können eigene Platzhalter zusammenbauen, die die Informationen aus Ihren Notizen summieren oder zusammenbauen. So können Sie beispielsweise folgende Ausgaben erzeugen:

• Liste von Beratungsterminen - z.B. 25.08.2021, 14.09.2021, 24.10.2021
• Summe der Beratungsdauer oder -kosten - z.B. 270 Minuten oder 214 €
• Rechnungsposten mit Zeilenwechseln getrennt - z.B.
  Anamnesegespräch (60 Min.)
  Folgeberatung (30 Min.)

Es stehen folgende Bausteine zur Verfügung, die mit einem Bindestrich (-) getrennt angegeben werden können:

Was soll dargestellt werden?

• anamnese
• folgeberatungen
• telefonisch
• mail
• orga
• verpasst

Optional auch: Welcher Anteil soll dargestellt werden? (Bei Rechnungsstellung; wenn der Gesamtbetrag anteilig von der Krankenkasse und dem Klienten gezahlt wird)

• ak - Anteil des Klienten
• av - Anteil der Versicherung

Wie soll dargestellt werden?

• keine Angabe - kommasepariert
• br - mit Zeilenwechseln getrennt

Welches Format soll angezeigt werden?

• datum / nurdatum - nur das Datum der jeweiligen Notiz
• dauer - die im Tarif angegebene Dauer
• gesamtdauer - die über alle Bausteine summierte Dauer in Minuten
• preis - der Preis des Bausteins, der im Tarif angegeben ist
• gesamtpreis - der über alle Bausteine summierte Preis in €
• anzahl - Anzahl der Notizen des jeweiligen Baustein-Typs (Anamnesegespräche / Folgeberatungen etc.)
• titel - Name des Rechnungspostens wie im Tarif angegeben
• datumtitel - nur Datum und der Name des Rechnungspostens
• ganz - vollständige Darstellung (Datum, Name des Rechnungspostens, Preis)

Beispiele

• anamnese-folgeberatungen-telefonisch-ak-gesamtpreis
  Ist: Der Anteil des Klienten am Gesamtpreis aller Anamnese-, Folgeberatungs- und telefonischen Einheiten, z.B. "280 EUR"
• folgeberatungen-dauer-br
  Ist: Die Dauer der Folgeberatungen, mit Zeilenumbruch getrennt, z.B.
  30 Min.
  30 Min.

Vorlagenservice

Nutzen Sie unseren Vorlagen-Service! Senden Sie uns Ihre bestehenden Word-Vorlagen per E-Mail zu und wir setzen die Platzhalter ein, sodass Sie die Dokumente sofort verwenden können. Die Kosten variieren je nach Umfang, etwa 20 € je Vorlage (inkl. MwSt.) - bevor wir uns an die Arbeit machen, erhalten Sie vorab auf jeden Fall ein entsprechendes Angebot per E-Mail zugesandt.