Dokumente erstellen
Über dieses Feature können Sie auf Basis Ihrer bestehenden (oder neu erstellten) Wordvorlagen Word-Dokumente erstellen lassen, die mit Informationen des jeweiligen Klienten gefüllt sind. Dazu zählen beispielsweise Datenschutz- und Abtretungserklärungen, Berichte, Rechnungen, oder beliebige weitere Dokumente.
Wie Sie selbst Vorlagen erstellen sowie eine Liste von verfügbaren Platzhaltern, Informationen über eigene Platzhalter und weiteres erfahren Sie unter Dokumentvorlagen erstellen.
Tutorial-Videos: Sehen Sie sich unser Hilfe-Video zum Thema Dokumente erstellen an.
Vorgehen zur Dokumenterstellung
- Wählen Sie zunächst die gewünschte Vorlage aus.
Hinweis: Wenn Sie beim jeweiligen Klienten einen Tarif ausgewählt haben, erscheint eine Liste von offenen Rechnungsposten als Orientierung, falls Ihre Auswahl davon abhängt. - Lesen Sie im Abschnitt "2. Dokument erstellen" die rot markierten Hinweise oben.
- Prüfen Sie die automatisch eingesetzten Platzhalter und passen Sie ggf. die Werte in den Feldern an.
- Klicken Sie auf "Dokument erstellen". Im Hintergrund wird dann auf Basis der Vorlage ein neues Worddokument erstellt, beim Klienten gespeichert und in Word geöffnet. Sie haben dann die Möglichkeit, das Dokument noch weiter zu bearbeiten oder auszudrucken.
Erstellte Dokumente werden automatisch im Klienten-Ordner gespeichert und erhalten einen Dateinamen im Format "Datum Uhrzeit Vorlagenname" (z.B. "2022-01-04 153000 Bericht").
Hinweis: In den Platzhalter-Feldern, die leer sind, erscheint ein rotes Warndreieck, als Hinweis, dass das jeweilige Feld leer ist. Sie können diese Warnung auch ignorieren, wenn Sie das jeweilige Feld bewusst leer lassen möchten.
Hinweis 2: Der Platzhalter "[[rechnungsnr]]" ist in gewisser Weise ein Sonderling. KLIVSO versucht, auf Basis der zuletzt vergebenen Rechnungsnummer die jeweils folgende Rechnungsnummer zu ermitteln und schlägt diese vor. Bitte prüfen Sie daher bei Rechnungsstellung, ob die gewählte Rechnungsnummer die richtige ist.