Verschlüsselung

Verschlüsselung dient dazu, dass niemand unbefugterweise auf Ihre Klientendaten zugreifen kann. Sie kennen das beispielsweise von Ihrem Smartphone - wenn Sie es einschalten, müssen Sie ein Passwort (oder einen PIN) eingeben, und erst dann können Sie auf die Daten des Geräts zugreifen.

Wir empfehlen, dass Sie auch Ihre Klivso-Daten verschlüsselt speichern - dazu benötigen Sie nur etwas Zeit, um die Verschlüsselung einzurichten (etwa 30 Minuten).

Wie funktioniert das?

Wir bedienen uns für die Verschlüsselung eines seperaten, kostenlosen Programms. Dieses Programm kümmert sich ohne weiteres Zutun um die Ver- und Entschlüsselung Ihrer Daten. Sie legen zu Beginn ein Passwort fest, mit dem Sie auf die Daten zugreifen können.

Achtung:

Wenn Sie dieses Passwort vergessen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten.

Einrichtung der Verschlüsselung

Zur Verschlüsselung der Daten nutzen wir VeraCrypt, ein sicheres, kostenfreies, quelloffenes, häufig eingesetztes Programm, das sich nach der Einrichtung mit zwei Knöpfen bedienen lässt.

  1. Öffnen Sie die Webseite https://veracrypt.fr/en/Downloads.html und klicken Sie dort auf "EXE Installer: VeraCrypt Setup <Version>.exe" (für Mac: "macOS Maverics 10.9 and later").
  2. Starten Sie die heruntergeladene Datei und folgen Sie den Anweisungen. Sie müssen keine Einstellungen vornehmen, es reicht, wenn Sie immer auf "weiter" klicken.
  3. Starten Sie das installierte VeraCrypt. Sie finden es im Startmenü (für Mac: über die Suchfunktion).
  4. Klicken Sie in VeraCrypt auf "Create Volume".
    • Wählen Sie dann den voreingestellten Punkt "Create an encrypted file container" und klicken Sie auf "Next"
    • Wählen Sie "Standard VeraCrypt Volume", dann wieder "Next"
    • Wählen Sie einen Speicherort für Ihre verschlüsselten Daten aus und geben Sie als Namen beispielsweise "KLIVSO" an. Klicken Sie dann auf "Next".
    • Belassen Sie die Standardeinstellungen im Abschnitt "Encryption Options" (also die Werte AES und SHA-512), klicken Sie auf "Next".
    • Definieren Sie unter "Volume Size", wie viel Speicherplatz zur Verfügung stehen soll.
      Als Faustregel: Ein Klient benötigt inklusive einer durchschnittlichen Anzahl von Dokumenten etwa 5 MB Speicherplatz. Wenn Sie als Wert "10 GB" angeben, können Sie also etwa 2.000 Klienten speichern.
      Sollten Sie nach Jahren der Benutzung feststellen, dass Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie jederzeit einen neuen, größeren Speicherplatz anlegen und die Daten dorthin umziehen. Eine Anleitung dafür folgt. Schreiben Sie uns sonst eine E-Mail, wir sind gern behilflich.
    • Legen Sie ein Passwort fest. Achtung: Dieses Passwort ist wirklich wichtig, es ist der einzige Schlüssel zu Ihren Klientendaten. Wählen Sie dann wieder "Next".
    • Klicken Sie auf "Format". Bestätigen Sie die dann folgende Meldung mit "OK" und klicken Sie dann auf "Exit".

Damit haben Sie alle notwendigen Schritte zur Vorbereitung erledigt!

Verschlüsselte Daten lesbar machen und wieder verschlüsseln

Damit Sie die Daten lesen können bzw. in KLIVSO verwenden können, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in VeraCrypt "Select File" und wählen Sie die zuvor erstellte Verschlüsselungsdatei (in unserem Beispiel: "KLIVSO") aus.
  2. Wählen Sie in der oberen Liste einen Buchstaben aus, beispielsweise "K:" (Mac-Nutzer nehmen beispielsweise "Slot 1").
    Wichtig: Bitte wählen Sie beim nächsten Mal wieder den gleichen Buchstaben, sonst findet KLIVSO das Datenverzeichnis nicht wieder.
  3. Klicken Sie dann auf "Mount". Geben Sie Ihr Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Ihr verschlüsseltes KLIVSO-Datenverzeichnis wird daraufhin wie ein neuer USB-Stick angezeigt. Sie können dieses Verzeichnis nun in KLIVSO als Datenverzeichnis auswählen.

Wenn Sie den Zugriff auf die Klientendaten wieder sperren möchten, schließen Sie KLIVSO und wählen Sie in VeraCrypt den Button "Dismount". Dadurch wird das verschlüsselte Laufwerk wieder entfernt und Sie müssen beim nächsten Zugriff wieder Ihr Passwort eingeben.